La Alcaldía de Medellín, a través de la automatización robótica de procesos (RPA), ha digitalizado la construcción, radicación y envío de oficios con información de las inspecciones que realiza el Dagrd después de recibir un reporte ciudadano sobre una situación de riesgo de desastre.
Los robots digitales permiten automatizar un proceso de realizar, radicar y enviar oficios, lo que antes estaba a cargo de una sola persona que en un día realizaba solo 20 oficios. Ahora, estos dos robots pueden generar hasta 146 oficios en una jornada de 12 horas. La tarea del primer robot es descargar y radicar los informes que dejaron los funcionarios durante el día y luego, a través de una plantilla de Word, generar los documentos para la firma de los líderes. Por otro lado, el segundo robot toma los reportes ya firmados y los envía a través de correo electrónico a las diferentes dependencias internas, entidades externas y ciudadanos. Su capacidad es de 102 radicados en una jornada de 6 horas.
La implementación de esta tecnología permite al Distrito optimizar y facilitar los procesos de las diferentes dependencias, y en este caso, apoyar al Dagrd en su gestión y responsabilidad para mitigar el riesgo en el que se encuentran las personas. El año pasado, el Dagrd realizó 3.795 visitas de inspección por riesgo en la ciudad, y gracias a la implementación de estos robots, la remisión de informes se realiza de manera automatizada.
El líder del equipo técnico del Dagrd, Juan David Moreno, destacó que con este software, se garantiza una mayor oportunidad y agilidad en el ejercicio de enviar la información a los diferentes actores, lo que se traduce en una gestión más eficiente y efectiva. Además, la Alcaldía de Medellín utiliza las tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial para fortalecer los procesos administrativos de la gestión del riesgo y para prestar servicios más eficientes.
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